Kuis 1 MPPL 2022

 Nama    : Muhammad Afif Dwi Ardhiansyah

NRP    : 5025201212

Kelas    : MPPL - B

Quiz 1

1. Sebutkan perbedaan pekerjaan proyek dan pekerjaan rutin (Min 4).

Jawaban:

Perbedaan dari pekerjaan proyek dan pekerjaan rutin adalah:

a) Pekerjaan Proyek:

• Kegiatannya dinamis dan non-rutin
• Intensitas kegiatan sifatnya relatif singkat, dan penjadwalan kegiatan didalamnya memiliki potensi perubahan jadwal serta terbagi dalam beberapa unit kerja yang memiliki kompartemen penugasan
• Breakdown jadwal anggaran dan pelaksanaan pekerjaan sudah detil, terukur, dan memiliki batasan waktu penugasan.
• Terdapat kolaborasi latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari para pihak terkait.

b) Pekerjaan Rutin:    

• Berulang dan rutin
• Intentitas kegiatan relatif lama, sehingga dalam rencana strategis organisasi memiliki jangka waktu dan capaian indikator
• Breakdown jadwal anggaran masih berupa garis besar sehingga tidak terlalu tajam
• Macam kegiatan sudah terkunci dan terbatas dengan sumber daya yang relatif konstan dan terukur

2. Apa saja yang perlu dikelola dengan baik, agar proyek dapat berhasil. Jelaskan.

Jawaban:

Berikut beberapa hal yang perlu dikelola dengan baik agar proyek dapat berhasil:

a) Tujuan dari proyek tersebut

Proyek harus dianalisa dengan baik apa tujuan yang ingin dicapai. Jika seorang klien atau pemangku kepentingan luar terlibat dalam proyek, sumber daya eksternal jelas akan membantu menentukan tujuan proyek tersebut.

b) Menetapkan ekspektasi sebelum eksekusi

Semua orang yang terlibat dalam proyek tersebut harus memiliki ekspektasi yang sama dan selaras dengan tujuan proyek tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan komunikasi yang baik antar peran individu sebelum melakukan eksekusi proyek.

c) Mengatasi risiko dan antisipasi potensi terjadi risiko baru

Setiap proyek memiliki potensi risiko. Untuk itu analisa yang detail dan teliti sangatlah penting agar risiko yang mungkin akan terjadi dapat segera diatasi. Selain itu manajer proyek harus kreatif dalam mengatasi risiko baru agar tidak menimbulkan masalah yang serius.

d) Komunikasi yang baik

Komunikasi dalam proyek adalah hal yang penting. Untuk itu perlu pengelolaan komunikasi yang baik agar tidak terjadi miss communication. Hal ini dapat dilakukan dengan rapat rutin yang efektif dan menguragi pertemuan / rapat yang tidak penting.

3. Siapakah yang dimaksud dengan stakeholder dalam proyek. Sebutkan dan jelaskan perannya.

Jawaban:

Stakeholder adalah semua pihak di dalam masyarakat, baik itu individu, komunitas atau kelompok masyarakat yang memiliki sebuah hubungan dan kepentingan terhadap organisasi, perusahaan dan permasalahan yang sedang dibahas. 

Peran stakeholder dapat sebagai berikut:

a) Membuat Keputusan

Untuk para stakeholder perlu mengadakan rapat yang mengundang eksekutif perusahaan, seperti jajaran direktur dan pihak – pihak lainnya yang memiliki kewenangan yang cukup penting di dalam perusahaan tersebut, seperti pemilik saham dalam jumlah yang besar.

b) Manajemen Langsung

Beberapa pihak stakeholder juga memiliki keterlibatan langsung dalam manajemen perusahaan. Stakeholder menduduki bagian departemen – departemen tertentu di dalam sebuah perusahaan, seperti dengan HRD, R&D, dan lain-lain untuk mengatur perkembangan bisnis dan menjamin kesuksesannya secara langsung.

c) Pendukung Keuangan

Stakeholder dapat memutuskan untuk menambah atau mengurangi investasi mereka pada suatu perusahaan dengan menimbang kondisi finansial bisnis tersebut. Jadi, sebuah perusahaan sangat bergantung dan wajib membangun hubungan yang baik dengan stakeholder.

d) Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

Perusahaan harus memiliki tanggung jawab sosial perusahaan. Tanggung jawab sosial tersebut dapat dilakukan kepada karyawan, konsumen, pemasok, pemegang saham, maupun lingkungan serta komunitas tertentu. Untuk para stakeholder ini harus bisa membuat keputusan berdasarkan hasil dari strategi CSR yang mereka lakukan sebuah perusahaan.

4. Komposisi Tim Proyek terdiri dari siapa saja? Apa peran masing-masing.

Jawaban :

Komposisi tim proyek dan perannya sebagai berikut:

a) Project Manager

Project manager berperan dalam menentukan arah proyek karena dalam suatu proyek harus ada setidaknya satu orang yang fokus untuk mengatur task dan berbicara dengan client. Selain itu project manager berperan dalam hal negosiasi dan menentukan timeline pengerjaan proyek. Selain itu Project Manager pun diharapkan mempunyai pengetahuan yang sama dengan rekan setimnya.

b) Sistem Analis

Sistem analis berperan besar dalam analisis keseluruhan sistem dan bisnis proses. Bisnis proses yang diinginkan client harus dipastikan dapat garis besar dan detailnya. Kemudian divalidasi kepada client dan diterjemahkan menjadi beberapa wujud diagram. Bisa berupa flowchart, DFD, maupun UML. Jangan lupa analisis juga kebutuhan database-nya dan harus dituangkan ke dalam ERD.

c) Designer

Umumnya dalam proyek IT menggunakan UI/UX designer. Tidak semua tim memperkejakan seorang UI/UX Designer secara terpisah dari frontend designer. UI/UX Designer juga bukanlah desainer grafis yang sering salah diartikan. Disini UI/UX Designer pun sebenarnya harus dipisah lagi menjadi dua peran, namun masih bisa digabung bila lingkupnya tidak terlalu besar.

d) Technical Writer

Dalam sebuah tim proyek IT harus ada seseorang yang mendokumentasikannya secara keseluruhan dan jelas. Technical Writer harus berperan dalam pencatatan dan dokumentasi ini bertujuan agar sewaktu-waktu hasil proyek ini akan dikembangkan atau akan diperbaiki. Hal ini membutuhkan dokumntasi yang jelas.

e) Software Engineer

Dalam tim proyek IT perlu adanya software engineer. Umumnya dibagi menjadi dua yaitu Frontend Developer dan Backend Developer. Kedua pekerjaan ini berbeda dimana frontend bertanggung jawab pada pengembangan yang bersangkutan langsung dengan pengguna, sedangkan backend bertanggung jawab pada pengembangan yang di balik layar.

5. Tuliskan draft Project Charter untuk link proyek berikut :

Jawaban:

Project Charter dari proyek tersebut sebagai berikut: